Comment déléguer en tant que manager ?

Si vous êtes manager, il y a sûrement une problématique récurrente dans votre quotidien : comment bien déléguer à mes collaborateurs ?

Alors même s’il n’y a pas de recette miracle car cela dépend des différents éléments de contexte (secteur d’activité, fonctions, personnalités des différents membres de l’équipe…). Je vous livre ici 5 clés qui peuvent vous guider dans ce processus. 

1/ Faire une liste détaillée de toutes les tâches à faire : 

Cela peut sembler basique, et pourtant pris la tête dans le guidon, on oublie souvent de prendre quelques instants pour poser sur un papier toutes les tâches à faire.

Alors c’est parti :
– prenez une feuille de papier, un tableau blanc, une page google doc … peu importe : une page blanche où vous ne serez pas limité.e pour écrire
– notez y toutes les tâches à faire et soyez le plus exhaustif.ve possible
– pour ces tâches, notez ensuite les sous-tâches : idem essayez de décortiquer au max
– une fois toutes les tâches et sous-tâches notées, prenez des stylos / feutres / surligneurs de couleur
– pour chaque couleur, associez un collaborateur
– pour chaque tâche, associez une couleur et donc un collaborateur

Cette méthode, qui peut s’apparenter à du petit mind-mapping (simpliste ici), vous permettra tout de suite d’y voir plus clair, de sortir la tête du guidon. Vous pourrez ré envisager les tâches et vos collaborateurs sous un autre angle. Cela déchargera votre mental et vous apportera beaucoup de clarté.

2/ Oublier la perfection 

Une fois que vous aurez déterminé qui fait quoi, ne tombez pas dans ce piège : attendre que les choses soient faites exactement à votre façon. Spoiler alert : ce n’est pas possible. Vous avez en face de vous des êtres humains et chacun.e a ses propres spécificités et façons de faire.

Donc non, les tâches réalisées ne seront pas “parfaites” selon votre référentiel à vous. Mais retenez bien cet adage : “il vaut mieux fait que parfait”. Car la recherche de perfection mène bien souvent à l’immobilisme et l’absence de réalisation.

Bien sûr, il faut un cadre général : c’est important pour que les tâches soient réalisées en accord de règles communes, et respectent une certaine nomenclature. Et surtout qu’elles répondent à l’objectif déterminé. Ce sera confortable pour vous, mais également ce sera sécurisant pour vos collaborateurs : car même s’ils sont sûrement en demande d’autonomie, s’ils sont “lâchés” complètement, peu de chance que cela leur convienne aussi.

Ce sera cependant à vous de juger pour chacun.e de la nuance à adopter en fonction du collaborateur en face et de sa personnalité. 

3/ Identifier les soft skills des collaborateurs

En parlant de personnalité, avez-vous déjà entendu des soft skills ?
Les soft skills ce sont les capacités que l’on a en nous et qui nous permettent d’adopter certains comportements en face de certaines situations. Exemple : savoir fédérer, savoir communiquer, savoir écouter, capacité de rebond, capacité de créativité, de négociation etc…

Cela regroupe ce qui a trait à la personnalité, au tempérament inné de la personne, ainsi que les qualités qu’elle a développées au cours de sa vie.
Elles viennent en complément des hard skills : les compétences que l’on acquiert au cours de notre parcours scolaire, de nos formations etc … (ex : savoir construire un plan de communication, utiliser un langage de code, maîtriser certains logiciels etc…)

Alors, en quoi les soft skills peuvent vous être utiles pour déléguer ?
En identifiant les soft skills de vos collaborateurs vous pourrez déléguer plus efficacement car vous n’aurez pas uniquement tenu compte des hard skills. Par exemple : vous devez déléguer certaines tâches de la réalisation d’un site web. Votre équipe se compose de plusieurs web designers, développeur.se.s et rédacteurs.rices. Suivant leurs soft skills, vous pourrez déléguer certaines tâches aux uns, et d’autres tâches aux autres. Si par exemple vous identifiez que le client est plutôt stressé, vous pourrez choisir un.e chef.fe de projet qui a une capacité de réassurance et de négociation plus affirmée. Ou si par exemple le projet ne nécessite pas une grande innovation mais beaucoup de travail car important en terme de volume, alors vous allez préférez un.e web-designer qui aura une bonne capacité à fédérer autour de ses idées, plutôt qu’un.e avec une capacité créative sur-développée.

Savoir identifier les soft skills chez ses collaborateurs, cela permet notamment de pouvoir monter les meilleures équipes projet en fonction des clients et de leur déléguer efficacement les tâches.

Si vous vous sentez un peu perdu.e pour les identifier, n’hésitez pas à télécharger gratuitement ce guide d’entretien des soft skills que j’ai réalisé dans le cadre de ma collaboration avec Héléna Pierson (La collab’ enchantée), consultante en expérience collaborateur et qualité de vie au travail. 

4/ Pratiquer le feedback 

Pratiquer le feedback c’est faire des retours constants et réguliers aux équipes. L’idée est de les féliciter régulièrement pour le travail accompli (on manque grandement de reconnaissance sur le travail accompli par les collaborateurs en France), sur des tâches précises et leur dire pourquoi on les félicite. C’est le fameux “good job” à l’américaine. C’est le meilleur moyen d’obtenir une motivation constante de vos équipes.

Également, le feedback permet de noter les points d’amélioration et de les transmettre au fur et à mesure. Le fait de mettre en place un feedback régulier permet d’éviter l’effet “trop-plein” des entretiens annuels et autres. En effet, en énumérant lors d’un entretien ponctuel les fameux bilan des “points positifs et points négatifs”, le collaborateur peut être amené à ressentir cela comme une avalanche, à ne pas les assimiler et à prendre les critiques personnellement. Et à l’inverse, il prendra les compliments pour acquis, et aura tendance à se reposer ensuite sur ses lauriers. Le collaborateur va recevoir le tout comme des critiques ou compliments permanents de sa personnalité.

Le feedback permet ainsi de faire des retours immédiats et donc de juger sur les FAITS et de le faire ressentir comme tel aux collaborateurs.

Le feedback permet de suivre le progrès régulier du projet et de pouvoir réagir tout de suite en cas de problème identifié ou de pouvoir potentialiser encore plus sur les points forts identifiés et de réaliser le projet plus vite que prévu.

Si la pratique du feedback reste encore floue pour vous, n’hésitez pas à jeter un oeil sur le module de mentorat sur ce sujet co-créé avec ma partenaire Héléna Pierson : https://charlotte-maury33.systeme.io/collabenchantee-feedback 

5/ Communiquer régulièrement et assumer la responsabilité du résultat 

Pour que la délégation se fasse efficacement, vous l’aurez compris via les paragraphes précédents : la communication reste la clé la plus importante. Soyez présent.e auprès de vos équipes (sans être bien sûr dans le micro-management), rappelez régulièrement que vous êtes disponible pour tout besoin de clarification et à leur écoute pour toute question et tout feedback (car oui le feedback ça marche dans les deux sens 😉 ). Communiquez leur de votre côté le plus d’éléments possibles, même ceux qui vous paraissent d’une évidence même : il vaut mieux paraître un peu redondant sur l’instant, que ne pas communiquer et se retrouver des situations insolubles par la suite.

Gardez toujours en tête, que le garant du résultat final, cela reste vous le manager. C’est vous qui définissez les objectifs. C’est à vous de garder le cap. Bien sûr, l’idée n’est pas de déresponsabiliser totalement les collaborateurs : mais les collaborateurs sont responsables de leurs tâches, quand vous, vous êtes responsable de la réalisation finale du projet. Néanmoins, si des problèmes sur certaines tâches persistent affectant la réalisation finale du projet, il ne s’agit pas de les régler seul : là encore il s’agit de communiquer avec votre équipe et de chercher ensemble les meilleures solutions. 

Grâce à ces 5 clés, vous pourrez partir sur de nouvelles bases pour déléguer et manager votre équipe. Si vous avez des problématiques particulières, n’hésitez pas à me contacter à contact@cacydio.com